• Sceariusz
  • Publikacja: 01.07.2014
  • Edycja: 01.07.2014
  • 1 
Zarządzanie zasobami dla skutecznego marketingu projektu międzynarodowego, w wersji skondensowanej
Zarządzanie zasobami dla skutecznego marketingu projektu międzynarodowego, w wersji skondensowanej

  • Budżet działania: 0 zł
  • Czas przygotowania: bez ograniczeń
  • Czas trwania: bez ograniczeń
  • Liczba organizatorów: 0
  • Liczba uczestników: 0
Pomysł na działanie

Na czym polegało przedsięwzięcie?

Jeśli przystępujecie do realizacji międzynarodowego projektu kulturalnego zazwyczaj myślicie o jego części artystycznej i pracy związanej z administrowaniem i zarządzaniem wielokulturowym partnerstwem. Grantodawcy są oczywiście zainteresowani wsparciem bezproblemowych projektów o wysokiej wartości artystycznej lub edukacyjnej, jednak dla nich równie istotnym elementem jest zasięg oddziaływania Waszej współpracy i nagłośnienie wartości jakie tworzycie dla międzynarodowej publiczności.

Co to znaczy - publiczność międzynarodowa? Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Niemniej jednak planując projekt musicie myśleć o tym jak wartości np. europejskie promować wśród lokalnych publiczności Waszych i Waszych partnerów. Można uznać, że projekt musi oddziaływać szerzej niż inne Wasze działania finansowane ze źródeł wyłącznie lokalnych. Musi mieć wartość dodaną wynikającą ze współpracy międzynarodowej. Zagraniczne fundusze grantowe rzadko finansują projekty typowo lokalne, czyli takie, które realizują wasze lokalne cele dla waszej stałej publiczności.

Wyzwaniem może okazać się wypracowanie, wraz z partnerami, strategii marketingowej międzynarodowego projektu. Wyzwaniem głównie dlatego, że standardy pracy w kulturze w każdym z krajów są różne - w Polsce np. niewiele instytucji posiada w ogóle strategie marketingowe, a jeszcze mniej je realizuje. Oczywiście projekty kulturalne zazwyczaj są jakoś promowane, często robione jest to jednak intuicyjnie i dość standardowo, nie wykorzystując wszystkich możliwości, jakie niesie Wasze działanie.

Dlaczego warto?

Chcę Was namówić do maksymalnego wykorzystania zasobów kontaktowych, rzeczowych i kompetencyjnych, mocnych stron i możliwości Waszych i Waszych partnerów, które przyczynią się do zwiększenia efektywności komunikacyjnej oraz zasięgu odbioru działań i, co najważniejsze, satysfakcjonującego osiągnięcia celów artystycznych i społecznych Waszego projektu.

Dlaczego marketing? Marketing przydaje się do efektywniejszej realizacji celów, nie tylko finansowych, instytucji kultury i zwiększania poczucia satysfakcji jej „klientów” - gości.

Bez przemyślanego planu marketingowego, a nie tylko planu promocji, bardzo trudno będzie otrzymać zagraniczny grant.

To także szansa na rozwój – wykorzystajcie międzynarodowy projekt do przemyślenia dotychczasowych działań promocyjnych i przeniesienia na własny grunt narzędzi i strategii marketingowych z powodzeniem stosowanych przez partnerów. Oczywiście, dostosowując je do własnych realiów i możliwości. Ale uwaga - często sami ograniczamy własne możliwości myśląc, że czegoś się nie da zrobić, bo nigdy tego nie próbowaliśmy! Marketing – to sztuka i nauka jednocześnie, to proces którym rządzą pewne reguły i standardy, ale w którym potrzebna jest także kreatywność.

W trakcie przygotowania

Od czego zacząć? Już na etapie pisania wniosku trzeba ustalić z partnerami wiele rzeczy.

Jednymi z pierwszych spraw, które musicie przedyskutować będą kwestie podziału kompetencji i określenia zakresu obowiązków poszczególnych partnerów.

Który z partnerów będzie odpowiedzialny za działania marketingowe? Oczywiście powinna być to instytucja z największym doświadczeniem i najlepszą kadrą w dziale marketingu. Kto będzie z nim ściśle współpracował? Ja osobiście jestem za łączeniem organizacji w pary wspólnie realizujące specyficzne obowiązki projektowe - mówimy przecież o współpracy międzynarodowej, a nie tylko o podziale obowiązków pomiędzy indywidualne organizacje. To pomaga w sytuacjach kryzysowych u jednego z partnerów, i wiadomo - co dwie głowy to nie jedna. Tak czy tak, musicie wybrać lidera (lub współpracującą parę liderów) działań marketingowych całego partnerstwa, kogoś, kto będzie odpowiedzialny za tę działkę projektu i poprowadzi waszą marketingową współpracę. Ponieważ będę się do tego lidera odnosić wielokrotnie dla porządku nazwijmy go (lub ich) Koordynatorem marketingu.

Każdy z partnerów powinien być świadomy, że ktoś z jego instytucji musi współpracować z Koordynatorem marketingu - stwórzcie roboczy Zespół marketingowy złożony z przedstawicieli każdej organizacji partnerskiej.

Na etapie przygotowywań wniosku musicie dokonać wstępnego audytu własnej instytucji i instytucji partnerskich. Spisać posiadane zasoby ...

Pełny tekst - w załączniku do ściągnięcia.

Co jest potrzebne do realizacji tego etapu?
  •   Czas i osoba/y z kompetencjami w zakresie marketingu.
  •   Spotkania online i/lub na żywo.
Jak krok po kroku przebiega etap przygotowań?
  1. Spotkajcie się lub porozmawiajcie przez telefon lub komunikatory internetowe. Zidentyfikujcie najważniejsze cele i kluczowe kwestie np. kto jest odpowiedzialny za przygotowanie wstępnej strategii marketingowej projektu. Ktoś musi robić notatki z ustaleń.
  2. Po rozmowie – notatka z ustaleniami trafia do wszystkich partnerów.
  3. Partner/-rzy, którzy przejmują odpowiedzialność za marketing projektu – Koordynator marketingu zbiera dane od każdego z partnerów i na tej podstawie przygotowują część wniosku dotyczącą promocji i dyseminacji.
W trakcie realizacji

Świetnie, otrzymaliście grant, przystępujecie do realizacji międzynarodowego projektu współpracy!

Warto na początku projektu poznać style pracy organizacji partnerskich, a szczególnie osób odpowiedzialnych za marketing np. jakie formy wewnętrznej komunikacji preferują (bo być może wolą rozmowy telefoniczne od długich maili). Konieczne jest ustalenie zasad współpracy np. jak często się kontaktujecie, jakie wybieracie narzędzia komunikacji wewnętrznej – np. teamlab, czy prostsze - grupa na google albo FB, rozmowy na skype, folder na dropbox. Dobre narzędzie ułatwi Wam reagowanie na aktualną sytuację i zapobiegnie zapychaniu waszych skrzynek mailowych „odpowiedziami do wszystkich”.

Jeśli dobrze i wspólnie przygotowaliście część wniosku dotyczącą promocji i oddziaływania projektu – wiecie co robić. Wybraliście partnerów zajmujących się tymi kwestiami, i (jeśli to nie wy) musicie wytypować własnego pracownika do Zespołu marketingowego, który będzie realizował i wypełniał treścią przygotowany wstępny plan marketingowy. Czyli np. dostarczał informacji na temat Waszej części działań, pamiętał o tworzeniu i wysyłaniu informacji prasowych, dokumentacji foto i video, uaktualnianiu strony internetowej i częstym informowaniu waszych fanów przez media społecznościowe. Oczywiście to tylko przykład, bo wasze „Co”, „Dlaczego”, „Dla kogo”, „Kto-Kiedy”, „Za ile” powinno wynikać ze spisanej – teraz już szczegółowo – strategii marketingowej.

Myślę, że warto zrobić główną strategię marketingową dla całego partnerstwa. I mniejsze plany marketingowe każdego z partnerów.

Pełny tekst w zał.

Co jest potrzebne do realizacji tego etapu?
  •   Osoba/y z kompetencjami w zakresie marketingu przynajmniej u partnerów odpowiedzialnych za marketing partnerstwa – Koordynator marketingu.
  •   Czas i zaangażowanie wszystkich osób odpowiedzialnych za działania marketingowe w projekcie – Zespołu marketingowego.
  •   Komputer z dostępem do internetu do częstej komunikacji on-line.
  •   Transport, zakwaterowanie, wyżywienie, pokój - miejsce spotkania najlepiej z projektorem i/lub przynajmniej flipchart’em i flamastrami do spotkań na żywo podczas działań głównych projektu.
Jak krok po kroku przebiega etap przygotowań?
  1. Spotkajcie się lub porozmawiacie przez telefon lub komunikatory internetowe aby ustalić narzędzia i częstotliwość komunikacji wewnętrznej w trakcie projektu. Wybieracie Koordynatora marketingu - osobę odpowiedzialną za stymulowanie współpracy i efekty promocyjne.
  2. Wybranymi kanałami komunikacji wewnętrznej w uzgodnionym terminie (ale na pewno na początku projektu) omawiacie kluczowe kwestie związane z uszczegółowieniem Strategii marketingowej i ustaleniem harmonogramu działań marketingowych projektu.
  3. Koordynator marketingu zbiera dane od każdego z partnerów i na tej podstawie przygotowuje Strategię marketingową.
  4. Ustalacie kto będzie odpowiedzialny za pilnowanie budżetu marketingowego, a kto za dokumentowanie procesu i zbieranie danych i dokumentów potwierdzających osiągnięcie założonych celów – nie musi być to wcale Koordynator marketingu, może być to ktoś z Zespołu marketingowego.
  5. Każdy z partnerów przygotowuje własne krótkie plany marketingowe (głównie dotyczące akcji na jego terenie), które konsultuje z Koordynatorem marketingu.
  6. Koordynator marketingu monitoruje realizację planów marketingowych każdego z partnerów oraz implementację Strategii marketingowej partnerstwa.
  7. Zgodnie z ustalonymi kamieniami milowymi projektu, najlepiej już na żywo, w trakcie spotkań projektowych, wspólnie omawiacie kluczowe kwestie wynikające z implementacji i, jeśli trzeba, wprowadzacie modyfikacje planów i taktyk marketingowych.
  8. Zbieracie na bieżąco dane, opinie, dokumenty dokumentujące osiągnięcie założonych celów marketingowych i celów partnerstwa w ogóle.
Po zakończeniu

Konieczna jest ewaluacja – czyli przeprowadzenie procesu nadawania wartości działaniom, które analizujemy ilościowo i jakościowo w zestawieniu ze strategią marketingową i celami projektu. Teraz jest czas na interpretację informacji i wyciąganie wniosków oraz podsumowanie wyników (na przykład w formie raportu).

Narzędzia ewaluacji to np. popularna “ankieta”, ale również obserwacje, wywiady z kluczowymi uczestnikami projektu, ewaluacja grupowa, analiza danych zastanych - na przykład materiałów video z warsztatów edukacyjnych, koncertu, akcji. Narzędzia te muszą być dobierane adekwatnie do typu działań i grup docelowych.

Wynik ewaluacji to podstawa do interpretacji i wyciągania wniosków na podstawie których planuje się kolejne projekty i weryfikuje cele długofalowe.

Co jest potrzebne do realizacji tego etapu?
  •   Czas na analizę i przygotowanie raportu przez wszystkie osoby zaangażowane w działania marketingowe.
  •   Jeśli to możliwe, spotkanie na żywo podsumowujące działania (Transport, zakwaterowanie, wyżywienie, pokój - miejsce spotkania najlepiej z projektorem i/lub przynajmniej flipchartem i flamastrami).
Jak krok po kroku przebiega etap przygotowań?
  1. Zespół marketingowy powinien przejrzeć wszystkie dane, dokumenty, opinie, raporty cząstkowe, statystyki dokumentujące osiągnięcie założonych celów marketingowych i celów partnerstwa w ogóle.
  2. Zespół marketingowy dokonuje ewaluacji zgodnie z wybranymi narzędziami ewaluacji np. przeprowadzacie końcowe ankiety ewaluacyjne. Odpowiada na pytania – co było skuteczne, co nie? Co w przyszłości wzmocnić? Skąd wiadomo, że osiągnęliście cel, sukces.
  3. Zespół marketingowy pod kierownictwem Koordynatora marketingu tworzy raport ewaluacyjny działań marketingowych, który będzie częścią raportu końcowego projektu.
DZIEL SIĘ WIEDZĄ, MNÓŻ POMYSŁY!

Co mogło być zrobione inaczej?

Przedstawiony schemat wykorzystania strategii, narzędzi i standardów marketingowych w międzynarodowym projekcie współpracy stworzony został na bazie własnej wieloletniej praktyki.

Każda instytucja jest inna i działa w innym środowisku trzeba więc podchodzić do przedstawionych spraw organizacyjnych dosyć elastycznie. W zależności od wielkości projektu i Waszych zasobów działania marketingowe mogą być albo bardziej rozbudowane, albo odwrotnie - uproszczone. W niektórych projektach ważna jest liczba odbiorców i jak największy zasięg, w innych – wartością jest głębokość i jakość relacji, czy, utrwalająca doświadczenie częstotliwość kontaktu. Nie musicie za wszelką ceną dążyć do zdobycia jak największej liczby odbiorców.

Jak pisałam na początku marketing to nauka i sztuka jednocześnie. Namawiam Was do czerpania z jego teorii i doświadczeń jak najwięcej, nie zapominając jednak o wykorzystywaniu Waszej kreatywności do świadomej realizacji określonych i mierzalnych celów projektu, i – co powinno się mocno z tym wiązać - misji Waszej instytucji.